Productividad personal y laboral
Hace poco tiempo me encontré con la necesidad de mejorar considerablemente la organización de mi vida personal y laboral. Tareas y más tareas pendientes sin concretar me daban el indicio de que algo andaba mal. Tipo 2 de la madrugada, con la cabeza en la almohada pero sin ánimo alguno de dormirme, le buscaba la vuelta al asunto llegando a pensar seriamente en consultar un psicólogo o alguien que me pueda sacar del pozo en que estaba metido. Con un toco de sueño y la cabeza un poco lúcida pude encontrar la solución a mis problemas. Donde? Y si…. Internet !!!
Me dije… “Seguramente no debo ser el único que tiene este problema, alguien ya lo habrá planteado en la web y seguramente otros lo habrán ayudado” …. así comencé mi búsqueda….
Sinceramente encontré más de lo que esperaba, cientos de consejos que, sin duda, alguna vez hemos leído o escuchado, pero expresados de una forma que motiva su lectura y aplicación. Entre los sitios que visité destaco 2 Blogs de excelente calidad como punto de partida: HabitoZen y Vianova.
Este artículo solamente transcribo y resumo consejos que me resultaron muy útiles en cuanto a productividad personal y laboral, pero dejo vínculos suficientes para que continúen la lectura en otros sitios o blogs más específicos.
Comencemos…
Hábitos simples, principios obvios
Solo son simples hábitos que podemos desarrollar con tiempo y que te pondrán donde quieres estar. Estos son hábitos que puedes aplicar a tu trabajo, tu casa o donde quieras. Te daré principios que puedes utilizar y reutilizar en cualquier ocasión.
¿Son estos principios obvios? claro, si los ves y leíste sobre ellos en otros lados. Pero quizás no los estás aplicando en tu vida diaria y es ahí donde está el problema.
No recomiendo tratar de ser organizado de un sólo golpe. Es demasiado. En vez de eso, empieza con el primer hábito y trabájalo. Hazlo de a poco en un área de tu vida cada vez. Trabaja en ese hábito por un mes o algo así, y después empieza con el siguiente. O trata de hacer dos o tres si piensas que puedes hacerlo, pero no los hagas los tres al mismo tiempo. También recomiendo que reserves de 30 a 60 minutos de cada día a organizarte, por lo menos en el comienzo, hasta que estés bastante organizado y tengas tu sistema corriendo.
Organización
Reduce antes de organizar: podes tener todas las tareas en una agenda super completa, pero igual estará lleno de tareas. La solución: Reduce, elimina, simplifica. Si tienes 20 cosas que hacer hoy, redúcelas a las 3 tareas más importantes, enfócate bien en ellas y mañana te preocupas por el resto.
Escríbelo, ¡siempre!: nuestras mentes son maquinas maravillosas, pero tienen un problema. No recordamos cosas cuando necesitamos recordarlas y también vienen a la mente cosas cuando no las necesitamos. Solo escríbelas!!
Un solo punto de entrada y de proceso: Bueno, en realidad necesitas dos puntos de entrada uno para la casa y otro para el trabajo. Pero mucha gente tiene más que eso. Un papel llega a su escritorio y termina en cualquier lado. Las anotaciones de teléfono quedan en cualquier parte. Las notas a uno mismo están puestas en cualquier lado. En vez de eso ten solamente un punto de entrada y deja todo lo que llegue ahí. Entonces, una vez al día, procésalo hasta que lo dejes vacío.
Un lugar para todo: Relacionado con el punto anterior es tener un lugar para cada cosa en tu vida. Donde van las llaves de tu auto? Donde van tus lápices? donde tus revistas?. Defínelo y no las perderás jamás. El mismo concepto aplica para la información. Tienes un lugar donde dejar toda tu información? Hay cientos de herramientas online que te pueden ayudar.
Ordena ahora: La mayoría de la gente pone las cosas en su mesa con la intención de ordenarlas después. Bueno, de esa forma las cosas se vuelven un desastre y te desorganizas. En vez de eso, ordena todo inmediatamente y deja todo en su lugar.
Limpia mientras te mueves: Este hábito es efectivo porque es mucho más fácil limpiar las cosas mientras trabajas o mientras te mueves a lo largo del día que esperar a que se forme una pila de cosas y empezar un gran proceso de limpieza u orden. Es más fácil hacerlo en pequeños incrementos, si estamos frente a un gran trabajo es más fácil intimidarse o verse sobrepasado y por lo tanto, tratar de dejarlo para después.
Desarrolla rutinas y sistemas: Si tienes todo organizado, puedes descansar y disfrutar lo bueno que es. Ser organizado y tener todo simplificado en tu casa o tu trabajo es una tremenda satisfacción. Pero el problema es que un rato después, las cosas empiezan de nuevo a ponerse desorganizadas y acumularse. Todo tiende al caos. La solución: tienes que desarrollar un sistema para mantener una organización funcionado. Por ejemplo, el procesamiento del punto único de entrada, mencionado antes, es un sistema. Todos los sistemas siguen ese mismo patrón: especifica una rutina y el cómo y el cuándo. Es importante que identifiques los sistemas que tienes en tu vida y escríbelos para que puedas hacerlos más eficientes, simples y organizados.
Concretar tareas pendientes
Muchas veces encontramos dificultades para poder concretar ciertas tareas que hace rato tenemos pendientes, que hemos identificado y recordado docena de veces pero que finalmente siempre encuentran una resistencia interna que nos impide abordarlas.
Pequeño trozo: Dígase a sí mismo que sólo tiene que trabajar en ello 5 minutos. Esta pequeña cantidad de tiempo es menos intimidatoria.
Simplemente comience: Una vez que comienza, es mucho más fácil seguir. Así que dígase que todo lo que tiene que hacer es comenzar.
Recompénsese: No se permita revisar el correo electrónico (o cualquier otra recompensa que funcione para usted – algo que necesite hacer a diario) hasta que ha hecho por lo menos 10 minutos (o 15 o 20, no importa) de la tarea. Coloque un contador. Cuando sus 10 minutos hayan terminado, cuente otros 5 minutos y revise el correo. Entonces repita.
Entusiásmese con ello: Este es realmente un consejo que ayuda para cualquiera de estos puntos. Si le entusiasma hacer algo, no dudará en hacerlo. Pero, ¿cómo entusiasmarse con una tarea? Intente encontrar algo fascinante sobre la misma. ¿Le proporcionará ingresos? ¿Qué puede hacer con esos ingresos? ¿Le traerá nuevos clientes, nuevas oportunidades, nuevo reconocimiento? Si no puede encontrar nada emocionante en esa tarea, considere si es importante o no – y si no, encuentre una manera de no realizarla. A veces, eliminar (o delegar o retrasar) la tarea es la mejor opción.
Comienzo, pero me distraigo y nunca termino
Pequeñas tareas. Lo he mencionado anteriormente, pero es realmente importante repetirlo. Si está distrayéndose, puede ser porque está trabajando demasiado en una tarea o proyecto. Para permanecer concentrado, haga sólo una pequeña tarea – estará más dispuesto a permanecer en la tarea. Si la misma le lleva mucho tiempo, concéntrese en realizar sólo 15-20 minutos.
Tarea única. No se permita realizar múltiples tareas al mismo tiempo. Sólo haga una tarea tras otra. Si pretende escribir correos, mensajes instantáneos, navegar por la web, leer sus noticias RSS, hablar por teléfono, y todo ello mientras realiza una tarea, inevitablemente se distraerá de su tarea. Haga una tarea a la vez. Si siente que está siendo presionado por la tarea, deténgase. Y llévese de nuevo de vuelta.
Desconecte. Las mayores distracciones vienen de la conectividad. Correos electrónicos, noticias, mensajes instantáneos, Twitter, teléfonos. Desconéctese de todo esto mientras está trabajando en su única tarea. Esto siempre es una sugerencia poco popular pero antes de que la rechace, dele una oportunidad. Apague todo, e intente concentrarse en una tarea. Conseguirá hacer mucho más, se lo garantizo. Ahora, estoy escribiendo este artículo mientras estoy desconectado de Internet. Es mucho más fácil concentrarse.
Limpie su escritorio. Las distracciones pueden ser de desorden visual. Puede ser de gran ayuda si despeja toda su mesa (vea 3 Pasos para un Escritorio Permanentemente Limpio). También limpie sus paredes y el escritorio de su computadora, y trabaje en un sólo programa a la vez si es posible.
Concéntrese. Una vez que su escritorio está limpio y todo desconectado, y está trabajando en esa única tarea, ponga toda su atención en ella. Vierta sus energías en esa tarea, y vea si puede hacerlo rápidamente. Puede que se pierda en ella, y alcance ese estado mental altamente (y merecidamente) anunciado, conocido como “flow”.
Dejar de dar excusas
Descubre lo positivo. Las excusas son generalmente porque no tienes ganas de hacer algo – a todos nos pasa y a mi también – y en ese caso estamos acentuando los aspectos negativos de algo. En su lugar, sirve mucho tratar de ver la diversión en algo, la alegría la actividad. Y mantener una actitud positiva, o nunca dejarás de lado las excusas.
Asume la responsabilidad. Las excusas son maneras de salir de dejar de ser responsable de algo. Toma y asume la responsabilidad y la solución de eso.
Encuentra una solución. Casi todo problema tiene solución. ¿No tienes tiempo? Comienza a hacer algo durante sólo 5 a 10 minutos. Hazte el tiempo. Eres inteligente. Averigua la solución.
Visualiza tu objetivo. Eso es la motivación – la razón para hacerlo-. Si realmente piensas acerca de por qué deseas lograr un objetivo, te sentirás motivado. Visualiza ese objetivo y sólo empieza.
Concretar proyectos
Establece metas intermedias, fáciles de alcanzar: Toma papel y lápiz y escribe aquellos pasos intermedios que tendrás que dar para concretar tu proyecto. Luego, a medida que los vayas llevando a cabo, tacha cada uno de ellos.
Rodéate de gente que este en alguna situación similar a la tuya, emprendiendo proyectos similares o con proyectos ya concretados. Mantente en contacto e intercambia ideas y opiniones sobre cómo llevar cada paso adelante.
Piensa en grande: No te achiques. Planifica objetivos pequeños, medianos y enormes; aún cuando creas que llevarlos a la práctica te tomarán un esfuerzo insospechado. Los grandes visionarios siempre proyectaron en campos que extendían a sus posibilidades inmediatas, y aún así, lograron concretar sus proyectos.
Toma tus descansos: Trabajar todos los días en lo mismo suele ser agotador y desganante. Planifica tus descanzos, y utilizalos para refrescar tu mente poniendola a trabajar en otras cuestiones (como un hobby, por ejemplo).
Se exitoso; es todo una cuestión de actitud. Comienza a pensar como exitoso, y lo lograrás.
Referencias
- Cómo Realizar Realmente Su Lista de Tareas Pendientes
- Los 7 secretos de las personas super organizadas
- Cómo dejar de dar excusas o eliminarlas
- 10 Consejos para concretar todos tus proyectos
Introducción – Experiencia personal
Hace poco tiempo me encontré con la necesidad de mejorar considerablemente la organización de mi vida personal y laboral. Tareas y más tareas pendientes sin concretar me daban el indicio de que algo andaba mal. Tipo 2 de la madrugada, con la cabeza en la almohada pero sin ánimo alguno de dormirme, le buscaba la vuelta al asunto llegando a pensar seriamente en consultar un psicólogo o alguien que me pueda sacar del pozo en que estaba metido. Con un toco de sueño y la cabeza un poco lúcida pude encontrar la solución a mis problemas. Donde? Y si…. Internet !!!
Me dije… “Seguramente no debo ser el único _____ que tiene este problema, algún otro _____ lo habrá planteado en la web y alguien lo habrá ayudado” …. así comencé mi búsqueda….
Sinceramente encontré más de lo que esperaba, cientos de consejos que, sin duda, alguna vez hemos leído o escuchado, pero expresados de una forma que motiva su lectura y aplicación. Entre los sitios que visité destaco 2 Blogs de excelente calidad como punto de partida: HabitoZen y Vianova.
Este artículo solamente transcribo y resumo consejos que me resultaron muy útiles en cuanto a productividad personal y laboral, pero dejo vínculos suficientes para que continúen la lectura en otros sitios o blogs más específicos.
Comencemos…
Hábitos simples, principios obvios
Solo son simples hábitos que podemos desarrollar con tiempo y que te pondrán donde quieres estar. Estos son hábitos que puedes aplicar a tu trabajo, tu casa o donde quieras. Te daré principios que puedes utilizar y reutilizar en cualquier ocasión.
¿Son estos principios obvios? claro, si los ves y leíste sobre ellos en otros lados. Pero quizás no los estás aplicando en tu vida diaria y es ahí donde está el problema.
No recomiendo tratar de ser organizado de un sólo golpe. Es demasiado. En vez de eso, empieza con el primer hábito y trabájalo. Hazlo de a poco en un área de tu vida cada vez. Trabaja en ese hábito por un mes o algo así, y después empieza con el siguiente. O trata de hacer dos o tres si piensas que puedes hacerlo, pero no los hagas los tres al mismo tiempo. También recomiendo que reserves de 30 a 60 minutos de cada día a organizarte, por lo menos en el comienzo, hasta que estés bastante organizado y tengas tu sistema corriendo.
Organización
Reduce antes de organizar: podes tener todas las tareas en una agenda super completa, pero igual estará lleno de tareas. La solución: Reduce, elimina, simplifica. Si tienes 20 cosas que hacer hoy, redúcelas a las 3 tareas más importantes, enfócate bien en ellas y mañana te preocupas por el resto.
Escríbelo, ¡siempre!: nuestras mentes son maquinas maravillosas, pero tienen un problema. No recordamos cosas cuando necesitamos recordarlas y también vienen a la mente cosas cuando no las necesitamos. Solo escríbelas!!
Un solo punto de entrada y de proceso: Bueno, en realidad necesitas dos puntos de entrada uno para la casa y otro para el trabajo. Pero mucha gente tiene más que eso. Un papel llega a su escritorio y termina en cualquier lado. Las anotaciones de teléfono quedan en cualquier parte. Las notas a uno mismo están puestas en cualquier lado. En vez de eso ten solamente un punto de entrada y deja todo lo que llegue ahí. Entonces, una vez al día, procésalo hasta que lo dejes vacío.
Un lugar para todo: Relacionado con el punto anterior es tener un lugar para cada cosa en tu vida. Donde van las llaves de tu auto? Donde van tus lápices? donde tus revistas?. Defínelo y no las perderás jamás. El mismo concepto aplica para la información. Tienes un lugar donde dejar toda tu información? Hay cientos de herramientas online que te pueden ayudar.
Ordena ahora: La mayoría de la gente pone las cosas en su mesa con la intención de ordenarlas después. Bueno, de esa forma las cosas se vuelven un desastre y te desorganizas. En vez de eso, ordena todo inmediatamente y deja todo en su lugar.
Limpia mientras te mueves: Este hábito es efectivo porque es mucho más fácil limpiar las cosas mientras trabajas o mientras te mueves a lo largo del día que esperar a que se forme una pila de cosas y empezar un gran proceso de limpieza u orden. Es más fácil hacerlo en pequeños incrementos, si estamos frente a un gran trabajo es más fácil intimidarse o verse sobrepasado y por lo tanto, tratar de dejarlo para después.
Desarrolla rutinas y sistemas: Si tienes todo organizado, puedes descansar y disfrutar lo bueno que es. Ser organizado y tener todo simplificado en tu casa o tu trabajo es una tremenda satisfacción. Pero el problema es que un rato después, las cosas empiezan de nuevo a ponerse desorganizadas y acumularse. Todo tiende al caos. La solución: tienes que desarrollar un sistema para mantener una organización funcionado. Por ejemplo, el procesamiento del punto único de entrada, mencionado antes, es un sistema. Todos los sistemas siguen ese mismo patrón: especifica una rutina y el cómo y el cuándo. Es importante que identifiques los sistemas que tienes en tu vida y escríbelos para que puedas hacerlos más eficientes, simples y organizados.
Concretar tareas pendientes
Muchas veces encontramos dificultades para poder concretar ciertas tareas que hace rato tenemos pendientes, que hemos identificado y recordado docena de veces pero que finalmente siempre encuentran una resistencia interna que nos impide abordarlas.
Pequeño trozo: Dígase a sí mismo que sólo tiene que trabajar en ello 5 minutos. Esta pequeña cantidad de tiempo es menos intimidatoria.
Simplemente comience: Una vez que comienza, es mucho más fácil seguir. Así que dígase que todo lo que tiene que hacer es comenzar.
Recompénsese: No se permita revisar el correo electrónico (o cualquier otra recompensa que funcione para usted – algo que necesite hacer a diario) hasta que ha hecho por lo menos 10 minutos (o 15 o 20, no importa) de la tarea. Coloque un contador. Cuando sus 10 minutos hayan terminado, cuente otros 5 minutos y revise el correo. Entonces repita.
Entusiásmese con ello: Este es realmente un consejo que ayuda para cualquiera de estos puntos. Si le entusiasma hacer algo, no dudará en hacerlo. Pero, ¿cómo entusiasmarse con una tarea? Intente encontrar algo fascinante sobre la misma. ¿Le proporcionará ingresos? ¿Qué puede hacer con esos ingresos? ¿Le traerá nuevos clientes, nuevas oportunidades, nuevo reconocimiento? Si no puede encontrar nada emocionante en esa tarea, considere si es importante o no – y si no, encuentre una manera de no realizarla. A veces, eliminar (o delegar o retrasar) la tarea es la mejor opción.
Comienzo, pero me distraigo y nunca termino
Pequeñas tareas. Lo he mencionado anteriormente, pero es realmente importante repetirlo. Si está distrayéndose, puede ser porque está trabajando demasiado en una tarea o proyecto. Para permanecer concentrado, haga sólo una pequeña tarea – estará más dispuesto a permanecer en la tarea. Si la misma le lleva mucho tiempo, concéntrese en realizar sólo 15-20 minutos.
Tarea única. No se permita realizar múltiples tareas al mismo tiempo. Sólo haga una tarea tras otra. Si pretende escribir correos, mensajes instantáneos, navegar por la web, leer sus noticias RSS, hablar por teléfono, y todo ello mientras realiza una tarea, inevitablemente se distraerá de su tarea. Haga una tarea a la vez. Si siente que está siendo presionado por la tarea, deténgase. Y llévese de nuevo de vuelta.
Desconecte. Las mayores distracciones vienen de la conectividad. Correos electrónicos, noticias, mensajes instantáneos, Twitter, teléfonos. Desconéctese de todo esto mientras está trabajando en su única tarea. Esto siempre es una sugerencia poco popular pero antes de que la rechace, dele una oportunidad. Apague todo, e intente concentrarse en una tarea. Conseguirá hacer mucho más, se lo garantizo. Ahora, estoy escribiendo este artículo mientras estoy desconectado de Internet. Es mucho más fácil concentrarse.
Limpie su escritorio. Las distracciones pueden ser de desorden visual. Puede ser de gran ayuda si despeja toda su mesa (vea 3 Pasos para un Escritorio Permanentemente Limpio). También limpie sus paredes y el escritorio de su computadora, y trabaje en un sólo programa a la vez si es posible.
Concéntrese. Una vez que su escritorio está limpio y todo desconectado, y está trabajando en esa única tarea, ponga toda su atención en ella. Vierta sus energías en esa tarea, y vea si puede hacerlo rápidamente. Puede que se pierda en ella, y alcance ese estado mental altamente (y merecidamente) anunciado, conocido como “flow”.
Dejar de dar excusas
Descubre lo positivo. Las excusas son generalmente porque no tienes ganas de hacer algo – a todos nos pasa y a mi también – y en ese caso estamos acentuando los aspectos negativos de algo. En su lugar, sirve mucho tratar de ver la diversión en algo, la alegría la actividad. Y mantener una actitud positiva, o nunca dejarás de lado las excusas.
Asume la responsabilidad. Las excusas son maneras de salir de dejar de ser responsable de algo. Toma y asume la responsabilidad y la solución de eso.
Encuentra una solución. Casi todo problema tiene solución. ¿No tienes tiempo? Comienza a hacer algo durante sólo 5 a 10 minutos. Hazte el tiempo. Eres inteligente. Averigua la solución.
Visualiza tu objetivo. Eso es la motivación – la razón para hacerlo-. Si realmente piensas acerca de por qué deseas lograr un objetivo, te sentirás motivado. Visualiza ese objetivo y sólo empieza.
Concretar proyectos
Establece metas intermedias, fáciles de alcanzar: Toma papel y lápiz y escribe aquellos pasos intermedios que tendrás que dar para concretar tu proyecto. Luego, a medida que los vayas llevando a cabo, tacha cada uno de ellos.
Rodéate de gente que este en alguna situación similar a la tuya, emprendiendo proyectos similares o con proyectos ya concretados. Mantente en contacto e intercambia ideas y opiniones sobre cómo llevar cada paso adelante.
Piensa en grande: No te achiques. Planifica objetivos pequeños, medianos y enormes; aún cuando creas que llevarlos a la práctica te tomarán un esfuerzo insospechado. Los grandes visionarios siempre proyectaron en campos que extendían a sus posibilidades inmediatas, y aún así, lograron concretar sus proyectos.
Toma tus descansos: Trabajar todos los días en lo mismo suele ser agotador y desganante. Planifica tus descanzos, y utilizalos para refrescar tu mente poniendola a trabajar en otras cuestiones (como un hobby, por ejemplo).
Se exitoso; es todo una cuestión de actitud. Comienza a pensar como exitoso, y lo lograrás.
am 23 Marzo 2010 um 5:26 pm
Enlace Permanente
Buenisimos concejos!, para los que somos proclives al desorden como en mi caso je je…, y con ganas de hacer y concretar mil cosas a la vez, veremos si los hago funcionar…
abrazo
Fabián